Administratieve en secretariële verantwoordelijkheden
Agenda beheren met inzicht in zakelijke prioriteiten om alternatieven te bieden, afwegingen te maken en het meest efficiënte gebruik van de tijd van CRM te overwegen.
Alle telefoontjes en post beheren en screenen,
Werkrelaties ontwikkelen met klanten, andere CRM's en andere personeelsleden.
Bezoekers verwelkomen
Het coördineren van kamerreserveringen en logistiek
Onderhoudt actieve communicatie om een adequaat serviceniveau te garanderen
Organiseren en bijhouden van archiefsysteem
Afhandelen van inkomende en uitgaande post en e-mails
PowerPoint-presentaties voorbereiden
Beheren van de klantendatabase (CRM Microsoft Dynamics): aanmaken, bijwerken, strikt volgen van de interne autorisatieprocedures
Backoffice verantwoordelijkheden
Openen van bankrekeningen in coördinatie met de Compliance Officer
Invoeren en opvolgen van financiële orders en beleggingen (in TreeTop Funds), afhandelen van alle administratieve taken
Voorbereiden van dashboards, rapporten, studies
Verantwoordelijkheden voor evenementen
Zaalreserveringen en logistiek coördineren
Ondersteuning bij evenementen: uitnodigingen versturen, deelnemerslijst beheren, aanwezig zijn bij evenementen
Beheer van de klantendatabase (CRM Microsoft Dynamics): aanmaken en opvolgen van evenementen, strikt volgen van de interne autorisatieprocedures
Organiseren en onderhouden van contacten m.b.t. catering, onderhoud, schoonmaakster, ...
Jouw profiel
Idealiter: secretariaatsdiploma/certificaat, ten minste vijf jaar progressieve secretariaatservaring (deels in een professionele dienstverleningsonderneming bij voorkeur)
Uitstekend geschreven en gesproken Frans en goede kennis van Nederlands en het Engels
Superieure administratieve vaardigheden
Affiniteit hebben met cijfers
Superieure communicatieve vaardigheden, zowel informeel binnen het kantoor als met klanten. Goed kunnen omgaan met ambiguïteit
In staat zijn om zowel de context als de details te begrijpen in probleemoplossende situaties
Capaciteiten op het gebied van organisatie en tijdsbeheer
Prioriteit geven aan meerdere taken met lange- en kortetermijnreactievereisten
Uitstekende oriëntatie op details en nauwkeurigheid
Het vermogen om bij te dragen en samen te werken in een sterke teamomgeving
Competente en professionele houding naar klanten en collega's
Servicegericht en proactief, zelfstartende houding
Onafhankelijke en gestructureerde werkstijl; effectief in het stellen van prioriteiten en het coördineren van werklast, in staat om deadlines te halen
Vermogen om onder incidentele stress te werken
Flexibiliteit en reactievermogen, volwassenheid, betrouwbaarheid en absolute betrouwbaarheid
Toewijding en motivatie
Correct omgaan met vertrouwelijke informatie
Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Aanbod
Onze klant biedt je:
Indicatie maandsalaris: € 2501 - € 4500
Een vast contract met een aantrekkelijk salarispakket
De kans om te werken in een zeer aangename omgeving
Solliciteren
Elisa De Blaeser
+32 22234136
elisa.deblaeser@axis.be